Privacy beleid

Wie zijn we

De onderstaande privacyverklaring geld voor zowel EP-Projects B.V. als voor EP-Nederland BV met de daarbij behorende websites: www.ep-projects.nl en energielabel-check-en-bestel.nl

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

  • Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring.
  • Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
  • Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
  • Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
  • Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Door gebruik te maken van onze diensten of onze website EP-Projects.nl of energielabel-check-en-bestel.nl te bezoeken, verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van u. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien u vragen heeft of wilt weten wat wij precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze privacyverklaring.

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kunt u gebruik maken van onze dienstverlening.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam contactpersoon
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • Organisatienaam (optioneel)
  • Betaalgegevens
  • Factuurgegevens
  • Eventuele inhoud van correspondentie

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren en om de relaties die hieruit voortvloeien te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Plaatsen en afhandelen bestelling

Via onze website EP-Projects.nl of energielabel-check-en-bestel.nl  kunt u een bestelling plaatsen. Wanneer u een bestelling bij ons plaatst, laat u bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig om de bestelling af te handelen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Organisatienaam (optioneel)
  • Factuuradres
  • Leveringsadres
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • (Zakelijk) telefoonnummer (optioneel)
  • Betaalgegevens
  • IP-adres

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze informatie tot uw bestelling is afgerond.

Contact

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail, het contactformulier.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • (Zakelijk) e-mailadres
  • (Zakelijk) telefoonnummer
  • Organisatienaam (optioneel)
  • Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te handelen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat u tevreden bent met onze reactie.

Solliciteren voor een baan bij ons

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • NAW-gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief
  • Salarisindicatie
  • Referenties
  • Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie 

Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij EP-Projects of EP-Nederland, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Wanneer wij u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met uw toestemming – uw sollicitatiegegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Een onderdeel van de procedure is een social media- en internet screening. Wij kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Het uitvoeren van de screening is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google en eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. Uiteraard zullen de bevindingen altijd met u worden besproken. Wij wijzen mensen niet af enkel op resultaten van een screening. Mocht u bezwaar hebben tegen de screening, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.

Als wij hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot uw sollicitatie kan het zijn dat wij uw gegevens naar hen doorsturen. Ook kan het zijn dat wij uw sollicitatie doorsturen naar verbonden ondernemingen, wanneer uw sollicitatie relevant is voor hen.

Wanneer kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden?

EP-Projects en EP-Nederland deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
  • u hier toestemming voor geeft;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • Cookie leveranciers (zie graag de cookietabel hieronder)
  • IT-leveranciers en -dienstverleners
  • Ons gehost e-commerce platform
  • Online tools voor examinering en evaluatie
  • Bezorgdienst
  • Betaling dienstverleners (en incassobureau)
  • Consultants
  • Evenement organisaties en locaties

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan EP-Projects of EP-Nederland uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). EP-Projects of EP-Nederland doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens. 

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden;
  • fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
  • encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
  • organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
  • beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
  • doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de EU.

Wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de shredder en digitale documenten zijn beveiligd.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de social media platforms. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:   

Klacht indienen

Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u echter vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

EP-Projects of EP-Nederland heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contact

EP-Projects BV en EP-Nederland BV zijn gevestigd te

Gildenveld 10A

3892DG Zeewolde

Info@ep-projects.nl

036-20 24 124